Le kick-off meeting ou réunion de lancement
Le kick-off meeting ou réunion de lancement
La réunion de lancement, ou kick-off meeting, permet de réunir les principales parties prenantes lors du lancement d’un projet ou de phases majeurs de grands projets.
Lancée suffisamment tôt, afin de garder la dynamique de départ, elle a pour but de rappeler ou d’informer les parties prenantes sur le contexte, les enjeux ou les objectifs du projet.
Elle permet de poser les bases de la collaboration entre les acteurs, marquer l’engagement de la direction et légitimer le chef de projet et son équipe.
On profitera de cette réunion pour répondre aux éventuels questionnements et objections des participants.
Le chef de projet, qui organisera la réunion, invitera les acteurs clés du projet:
- Le commanditaire ou le client,
- Les membres du comité de pilotage,
- L’équipe projet,
- Et généralement toute personne influente qui pourrait interagir avec le projet.
Si le projet est stratégique et que certains arbitrages ne peuvent être de la responsabilité du comité de pilotage, un comité de direction doit être invité.
Et parce qu’au delà d’une douzaine de personnes il devient difficile de gérer une réunion, le chef de projet limitera le nombre de participants.
La réunion
Pour commencer avec une belle lapalissade, la réunion de lancement est une réunion.
Je vous invite à vous informer sur les bonnes pratiques pour mener une réunion efficace: la préparation, le déroulement, la clôture ou le compte rendu.
Ceci fera surement l’objet d’un prochain article.
Nous verrons ici les points à aborder lors de cette réunion.
Ratification des éléments du projet
Les parties prenantes en présence n’ont pas obligatoirement tous les éléments du projet en main. Mais mieux vaut qu’elles aient déjà une bonne vue sur le projet.
Afin de ratifier, à l ‘issue de la réunion, la feuille de route ou l’organigramme du projet, il faudra:
- Fournir une compréhension générale du projet ;
- Expliquer pourquoi il existe et quelle en est sa justification ;
- Mettre l’accent sur certains points contractuels ;
- Donner les jalons remarquables, les principaux livrables et leurs critères d’acceptation;
- Lister ce qui est inclus et exclus du périmètre
- Partager des informations telles que les contraintes de réalisation.
- Donner les rôles et responsabilités de chacun
- Présenter le plan de communication
En s’appuyant en partie sur la charte projet ou tout élément contractuels pour cette revue.
Risques et facteurs clés de succès
Sans rien cacher ou noircir le tableau, présenter les risques encourus lors de cette réunion.
Les parties prenantes ne doivent pas découvrir un risque devenu un problème en cours de projet.
Pour chaque risque identifié, décrire les actions à mener ainsi que les conséquences, quelles soient financières ou autres.
En faisant ratifier dès à présent ces mesures, vous vous éviterez bien des écueils en cours de projet.
Profiter de cette réunion pour exposer aussi les facteurs clés de succès.
Il s’agit de mesures à prendre pour mettre toutes les chances de son coté pour réussir le projet.
Il peut s’agir d’exigences telles qu’une war room, de comportements que doivent adopter les parties prenantes, etc.
Traitement des questions et objections
Comme il a été dit plusieurs fois, la réunion de lancement à aussi pour but de ratifier, de faire valider donc, les éléments exposés.
Les personnes présentent auront surement des questions et des objections à soumettre.
Toute question ou objection en suspend risque de vous poursuivre et de vous poser des problèmes pendant le projet.
A la clôture de la réunion, vous devez vous assurer, d’avoir répondu à toutes les questions posées et avoir levé les objections.
En conclusion
La réunion de lancement officialise le début du projet.
Cette formalité ne doit pas être négligée car elle engagera les parties prenantes sur la feuille de route, l’organigramme ou les mesures à prendre en cas de problème.
Pour autant, ces parties prenantes ne doivent pas découvrir le plan lors de cette réunion au risque de passer un temps fou à convaincre celle-ci de se rallier au projet.
Quant à vous, si vous découvrez les objections lors de la réunion, vous manquerez d’arguments pour lever ces objections.
D’où l’importance d’une bonne préparation et d’un gros travail au préalable avec les parties prenantes.
[...] La réunion de lancement, ou kick-off meeting, permet de réunir les principales parties prenantes lors du lancement d’un projet ou de phases majeurs de grands projets.Lancée suffisamment tôt, afin de garder la dynamique de départ, elle a pour but de rappeler ou d’informer les parties prenantes sur le contexte, les enjeux ou les objectifs du projet.Elle permet de poser les bases de la collaboration entre les acteurs, marquer l’engagement de la direction et légitimer le chef de projet et son équipe. [...]
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