Concernant le tri par objet, celui est nécessaire sur les projets.
Il est conseillé, dans le plan de communication, d’imposer le nom du projet dans l’objet des emails (ex : Projet X – compte rendu réunion – objet du message).

On n’est pas toujours le destinataire direct, des personnes peuvent intégrer ponctuellement le projet (congés, remplacement, absences, …), certains ne respectent pas toujours le plan de communication en début de projet, etc.

Dans ce cas là, mieux vaut mettre en place une règle sur l’objet afin de ne perdre aucun message.
Pour limiter les échanges non pertinents, le plan de communication peut imposer certaines règles (règles à mettre en place avec toutes les parties concernées par les échanges… toujours plus efficace que si imposées par le seul chef de projet).

J’ai personnellement éprouvé une méthode très efficace qui est entièrement automatisée et rejoint pas mal de vos principes.

Il y a toujours deux notions a considérer : l’importance et l’urgence. Pour l’urgence, le messager choisira le bon outil : email, téléphone. Pour l’importance, il y a une manière très simple et entièrement automatisable de trier les emails.

L’importance est traduite directement par le fait que l’email vous est adressé a vous seul, a vous et a d’autres, en A ou bien en CC, par votre boss, par votre client direct, par un de ses représentant ou par une autre personne. En déterminant l’importance d’un message selon ces critères, vous pouvez programmer des règles qui vont dispatcher les emails dans des dossiers qui reflètent l’importance du message. Exemple : un email adressé uniquement a moi et par mon client direct se classe dans le dossier Importance numero 1. Idem si ca vient de mon boss. Mais si les memes envoyeurs me mettent en CC, alors le message est d’importance numero 2. Car en fait, ce n’est plus une demande mais plutot une information. Etc …….

Ainsi, je ne lis pratiquement jamais les messages d’importance numero 3 et encore moins numero 4. Et tout marche tres bien. Je suis au courant de tout ce qui est important. Avec un minimum de temps de lecture des emails.

Il ne faut pas faire l’erreur de dispatcher ses emails par sujet en premier lieu. Sinon, vous perdez le controle sur la premiere étape importante qui est de qualifier le email. Ensuite, vous devez le traiter selon sa qualification. Enfin, vous pourrez le classer par sujet pour le retrouver plus vite.

Pour info aussi, un journaliste a interviewé 20 patrons de tres grandes entreprises de la technologies. Ils ont avoué avoir pour reflexe de supprimer tous les messages accumulés a leur retour de vacances. Si une information est urgente ou importante, l’information les trouvera à nouveau.

Christophe.